Jessica Milena Diagama

El Decreto 806 de 2020, a pesar de no ser una medida de descongestión, tal como lo señaló la Corte Constitucional en la sentencia C-420/20, sí nos da algunos resultados prácticos de lo que sería la aplicación de una legislación permanente que priorice la utilización de las TIC en los procesos judiciales y sus consecuencias en la descongestión del sistema de administración de justicia.

Ahora bien, frente a la inscripción de medidas cautelares en los procesos judiciales en la práctica virtual, sin importar la naturaleza del proceso o la cuantía, se presentan dos situaciones comunes: en primer lugar, que una vez son decretadas las medidas cautelares estas quedan supeditadas a la elaboración del oficio, emitido de manera electrónica, por parte del juzgado de conocimiento del caso, y, la segunda, que es necesario para el usuario acudir de manera presencial a la Oficina de Registro de la respectiva ubicación del bien sobre el que recae la medida para realizar el pago de la inscripción de la cautela, una vez elaborado este oficio y enviado a la respectiva Oficina, a pesar de la “radicación” virtual que se hace de este.

Lo anterior implica un proceso que puede demorarse al menos 3 meses, y que en este momento, a propósito del paro del Sindicato Nacional de los Trabajadores de la Fe Pública, entre otros sindicatos, que conlleva a un cese de actividades en Oficinas de Registro de las principales ciudades, puede demorarse aún mas.

Sin embargo, en el presente escrito me voy a referir a la sumatoria de retrasos que se tienen en la práctica litigiosa en Colombia, el trámite del registro y la dinámica de las medidas cautelares, respecto de lo cual vale la pena partir del siguiente cuestionamiento: ¿en dónde queda el cumplimiento de la finalidad de la urgencia de la medida cautelar?

El proyecto de reforma a la Ley Estatutaria de la Administración de Justicia -Ley 270 de 1996- que está a la espera de su examen de constitucionalidad, plantea que se priorizará el uso de las TIC en las actuaciones judiciales, en contextos generales y específicos, y es justamente aquí que vale la pena traer a colación un precepto que resulta útil para el planteamiento que se hará a continuación:

El artículo 64 de la reforma, según el texto conciliado, además de establecer medidas para la celebración de audiencias virtuales, proyecta medidas para todas las actuaciones judiciales indicando: “… y se permitirá a los sujetos procesales actuar en los procesos o trámites a través de los medios digitales disponibles, evitando exigir formalidades presenciales o similares, que no sean estrictamente necesarias. Por tanto, las actuaciones no requerirán de firmas manuscritas, presentaciones personales o autenticaciones adicionales, ni incorporarse o presentarse en medios físicos, cuando no lo exija la regulación procesal respectiva.”[i]

Según esta regulación propuesta es viable dejar de usar los denominados “oficios”, al menos en la práctica de medidas cautelares en las cuales el juzgado incorpore su decisión en los estados digitales que admiten dichas medidas, lo anterior porque la finalidad de los llamados oficios es de ser actos de comunicación oficial específicos, finalidad que, en el marco de los estados digitales y el proceso virtual, se suple mediante los mecanismos mencionados. La razón de ser de la remisión de este tipo de comunicaciones es, en primer lugar, instrumental con el proceso, de modo que cuando el órgano judicial se dirige, por oficio, a cualquier tercero, incluyendo las Oficinas de Registro, es porque como consecuencia de una actuación judicial es preciso llevar a cabo por el destinatario una concreta actividad.

Entonces, tal como lo indica el artículo 111 del CGP “Los tribunales y jueces deberán entenderse entre sí, con las autoridades y con los particulares, por medio de despachos y oficios que se enviarán por el medio más rápido y con las debidas seguridades. Los oficios y despachos serán firmados únicamente por el secretario. Las comunicaciones de que trata este artículo podrán remitirse a través de mensajes de datos. El juez también podrá comunicarse con las autoridades o con los particulares por cualquier medio técnico de comunicación que tenga a su disposición, de lo cual deberá dejar constancia.”

Quiere decir esto que desde el CGP se faculta al Juez y a su Secretario para la emisión de oficios electrónicos, pero dicha facultad solo es llevada a la práctica desde la expedición del Decreto 806, y es justamente con esta aplicación que se hacen notar las falencias de los oficios de medidas cautelares frente a su operatividad.

Es preciso indicar que ha habido una evolución del envío de comunicaciones, oficios y despachos judiciales virtuales con ocasión de la pandemia, incluyendo en las mismas el término de “presunción de autenticidad”, siendo esta última la que es indispensable para garantizar la efectividad de la medida en tanto otorga certeza, seguridad jurídica y garantiza la validez y eficacia procesal del envío de estos documentos por medio digital.

Entonces,  puede afirmarse que siempre y cuando se salvaguarden criterios de presunción de autenticidad, confiabilidad e integridad, sería viable que, por ejemplo, no se necesite oficiar  las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos para registrar una medida cautelar, sino que baste con que el interesado presente, -cualquiera sea el medio- en dicha institución el auto que decreta las medidas cautelares para que esta se haga efectiva, siempre y cuando este se encuentre publicado en la pagina del juzgado respectivo para que la respectiva Oficina pueda realizar su verificación, evitando así demoras en la práctica de medidas cautelares que puedan poner en peligro la tutela judicial efectiva de la parte solicitante.

Por todo lo anteriormente expuesto quiero dejar la siguiente reflexión: ¿Finalmente ha llegado el momento de brillar para el artículo 588[ii] del CGP?

[i] [i] Congreso de la República, informe de conciliación proyecto de ley 475/21S-295, Jun. 17/21

[ii] En ese sentido es importante señalar el termino que trae dicha disposición normativa para el pronunciamiento y comunicación sobre medidas cautelares

Jessica Milena Diagama

Abogada de la Universidad Libre, Miembro del ICDP