Miembro del ICDP
Es fundamental plantear la diferencia entre el proyecto de presupuesto anual y el presupuesto anual aprobado por la Asamblea General de Propietarios, mientras el primero es una propuesta – no vinculante – que elabora la Administración y somete a consideración del Consejo de Administración para que posteriormente sea aprobado o improbado por los propietarios, o sus representantes o delegados en la reunión ordinaria de la Asamblea General; el segundo, es el documento definitivo – vinculante – en el cual se detallan los gastos e ingresos ordinarios (concepto y valor asignado) que corresponderán al nuevo ejercicio anual para el correcto funcionamiento de la copropiedad que trae consigo la determinación del valor de la expensa común ordinaria (cuota de administración)[1]. Importante recordar que el proyecto que presenta la Administración no es necesariamente el que se debe aprobar, sirve como punto de partida pero la decisión final recae exclusivamente en los asambleístas.
En esta primera parte se abordarán dos pilares a tener en cuenta al momento de estructurar el proyecto de presupuesto anual que se presentará ante la Asamblea General que de acatarlos seguro permitirá un buen curso de la reunión, o por lo menos en cuando a este punto; y en la segunda parte, se desarrollará cómo proyectar un presupuesto que brinde herramientas útiles para atender distintas vicisitudes que a lo largo del año se pueden suscitar, por ejemplo, cambio de administración, reuniones extraordinarias, asesoría jurídica por controversia entre quienes integran la copropiedad, demandas y acciones de tutela, como también, aclarar la destinación del dinero que no se gasta partiendo de la base que las copropiedades al ser personas jurídicas de naturaleza civil sin ánimo de lucro no tiene utilidades ni se puede destinar el dinero a un servicio diferente al aprobado en el presupuesto. La mejor copropiedad no es la que tiene una cuota de administración más económica, es la que con base en un presupuesto bien estructurado atiende la función social y ecológica de la propiedad, pues de nada sirve una cuota de administración mínima si las zonas comunes están en mal estado que no atienden su naturaleza y finalidad que es facilitar la existencia, estabilidad, funcionamiento, conservación, seguridad, uso, goce y explotación de los bienes de dominio particular.
Así las cosas, iniciamos con:
Pilar N° 1.
En algunos Edificios o Conjuntos la Administración y los copropietarios se desgastan en una discusión cuando se presenta el proyecto del presupuesto anual, pues unos consideran que hay servicios/gastos innecesarios, y otros consideran que los servicios/gastos para mantener la copropiedad se pueden conseguir más económicos. Discusión innecesaria, debido a que, la Administración debe cumplir con presentar el proyecto y brindar recomendaciones objetivas, no está en la obligación que el proyecto que presente se lo aprueben porque depende de la voluntad de la comunidad representada en la Asamblea General.
La responsabilidad civil de la Administración vigente en el artículo 50 de la Ley 675 de 2.001, en lo que respecta al proyecto de presupuesto, va hasta la presentación del mismo, esto significa que si después de presentarlo y explicarlo la colectividad decide modificarlo y desatender las recomendaciones no es responsable de los perjuicios que un mal presupuesto le cause a la persona jurídica. Ahora bien, si se aprueba el proyecto que presentó y el mismo resulta insuficiente generándole perjuicios a la persona jurídica, es viable evaluar una presunta responsabilidad civil por incumplimiento de sus funciones legales y estatutarias.
Pilar N° 2.
En el presupuesto anual se deben diferenciar entre las expensas comunes necesarias y expensas comunes diferentes a las necesarias[2], porque para aprobar las necesarias no se requiere mayoría calificada, en cambio para aprobar las diferentes a las necesarias si se requiere de una votación con mayoría calificada[3].
El artículo 3º de la Ley 675 de 2.001 nos permite conocer la diferencia entre la expensa común necesaria y expensa común diferente a la necesaria, siendo fundamental marcar en este punto que no se puede confundir la expensa común diferente a la necesaria con las expensas extraordinarias, en otras palabras, en el régimen de propiedad horizontal existen contamos con: (i) expensa común necesaria, (ii) expensa común diferente a la necesaria, y (iii) expensa común extraordinaria. La expensa común necesaria es aquella erogación causada por la administración y la prestación de los servicios comunes esenciales requeridos para la existencia, seguridad y conservación de los bienes comunes del edificio o conjunto, se entiende por esencial lo necesario para el mantenimiento, reparación, reposición, reconstrucción y vigilancia de los bienes comunes, así como los servicios públicos esenciales relacionados con estos[4]. La expensa común diferente a la necesaria es aquella erogación que no tiene como finalidad salvaguardar los servicios comunes esenciales, sino que, su destinación atiende otras gestiones y actividades, por ejemplo: fiesta de Halloween, novenas en diciembre, aguinaldos, entre otros. Y la expensa común extraordinaria es la que se origina por un suceso urgente e imprevisto que no se encuentra dentro del giro ordinario del presupuesto anual.
Corolario a lo anterior, se recomienda a la Administración y a los asambleístas proyectar y analizar el presupuesto en tres momentos; en un primer momento, aquellos servicios esenciales que logren satisfacer el mantenimiento, reparación, reposición, reconstrucción y vigilancia de los bienes comunes; en un segundo momento, los gastos complementarios, que si bien pueden ser significativos e importantes para el desarrollo de la copropiedad, en el hipotético caso de no ser aprobados los bienes comunes no se verán afectados; y en un tercer momento, los gastos adicionales generados por proyectos suntuosos que no impactan directamente el giro ordinario de la copropiedad, por ejemplo, la compra de materas decorativas, aires acondicionados y semejantes.
Finalmente, se debe derrotar esa creencia errónea que el fondo de imprevistos es para un ahorro y no para ser utilizado en gastos imprevistos antes de acudir a cuotas extraordinarias.
Continuará en la segunda parte…
[1] Análisis que se desprende de la interpretación armónica de los artículos 3, 38 y 51 de la Ley 675 de 2.001.
[2] Artículo 3º de la Ley 675 de 2.001.
[3] Numeral 3º del artículo 46 de la Ley 675 de 2.001.
[4] Artículo 3º de la Ley 675 de 2.001.
Séifar Andrés Arce Arbeláez
Abogado. Miembro del Instituto Colombiano de Derecho Procesal.
5 comentarios en “Proyecto de presupuesto anual vs presupuesto anual aprobado.- Reunión ordinaria de la Asamblea General de Propietarios 2024”
Excelente articulo en época de asambleas. Gracias
Muy interesante disertación, además de clara y asertiva. Hay una inquietud que me asalta constantemente, por tratarse de una práctica que ha venido normalizándose últimamente, y es el aumento automático de las expensas comunes con el cambio del año, basados ya sea en el aumento al salario mínimo o del IPC. En el entendido de que este aumento debe ser aprobado por la asamblea general de copropietarios a partir del presupuesto responsablemente propuesto por la administración, ¿es realmente legal, correcta o conveniente esta caprichosa práctica, aun habiéndose decidido así en alguna reunión pretérita?
Interesante el articulo, cada vez aprendemos más de esta Ley que merece actualización y lleno de vacios. por ejemplo es novedoso para mí esto:
La responsabilidad civil de la Administración vigente en el artículo 50 de la Ley 675 de 2.001, en lo que respecta al proyecto de presupuesto, va hasta la presentación del mismo, esto significa que si después de presentarlo y explicarlo la colectividad decide modificarlo y desatender las recomendaciones no es responsable de los perjuicios que un mal presupuesto le cause a la persona jurídica. Ahora bien, si se aprueba el proyecto que presentó y el mismo resulta insuficiente generándole perjuicios a la persona jurídica, es viable evaluar una presunta responsabilidad civil por incumplimiento de sus funciones legales y estatutarias.
Excelente explicación sobre las expensas, lo difícil es inculcar una buena practica en el desarrollo del presupuesto, pues muchas copropiedades tienen en su RPH que se ajusta de acuerdo al IPC y si acaso aumentan un poquito mas. Llevando a la mala practica de realizar pintura de fachas, arreglo de pasamanos o de alcantarillado con un porcentaje del fondo de imprevistos y el resto cubrirlo con cuota extraordinaria. Estas son practicas muy arraigadas y difíciles de cambiar en la comunidad que no desea pagar mucho dinero.
Que hacer ante tanto desconocimiento?
cunando se tiene que dar mantenimiento a las fachadas y cubiertas por un monto muy superior a 4 veces el presupuesto mensual ¿ se debe aprobar en una reunion ordinaria o una extraordinaria?.