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Incidencia de la reserva legal en el recaudo de pruebas documentales

Humberley Valoyes Quejada

Con relativa frecuencia los titulares de algunos despachos judiciales de nuestra geofrafía se han negado a decretar pruebas documentales cuando el solicitante no acredita haber intentado su consecución de forma extraprocesal, aún en medio de situaciones en las que dichas piezas están claramente amparadas por reserva legal. Frente a esta manera de proceder desde ya, para no andar con ambages, dejamos precisado que se trata de un error. En efecto, negar la posibilidad de  acceder a esta manifestación probatoria es afianzar un argumento equivado, el cual escapa al llamado de armonizar, como es debido, las varias disposiciones del Código General del Proceso (C.G.P.) que desarrollan el tema.

Nadie desconoce que tras el advenimiento de la legislación adjetiva del año 2012 el proceso civil -entiéndase  el agrario, el comercial y el de familia- dejó de revelar las condiciones de un modelo averiguatorio para ajustarse a los paradigmas del estándar confirmatorio, con todas las consecuencias habituales que este tipo de cambios apareja. Podemos mencionar en este marco de implicaciones, la necesaria cooperación de los litigantes para asumir, con esmerada diligencia, un rol proactivo en el recaudo probatorio antes de llegar al escenario judicial. Esta es una especial manera de facilitar la tarea del juzgador -quien por lo general ya no tendrá que dedicar esfuerzo ni tiempo en la consecusión de pruebas, toda vez que fueron aportadas en el contexto de los actos introductorios-  de modo que se abre el espacio para que el funcionario pueda dedicarse a la ejecución de sus labores, las cuales allanan el impulso del proceso con apego a la ley y, también, la construcción argumentativa de su decisión dentro de un plazo razonable (artículos 2° y 121 C.G.P.).

Así se reseña la idea central del código que contiene una triada de normas destinadas a resaltar, de un lado, el deber de las partes de gestionar, extraprocesalmente, el marco que le ofrece respaldo probatorio a sus pretensiones o excepciones y, de otro, la prohibición expresa al juzgador de rechazar cualquier pedimento demostrativo que no venga sustentado con la gestión previa y diligente del interesado. En estos términos lo precisa el numeral 4° del artículo 43, el numeral 10° del canon 78 y el inciso 2° del precepto 173 desde los cuales se hace especial énfasis en que: “el juez se abstendrá de ordenar la práctica de las pruebas que, directamente o por medio de derecho de petición, hubiera podido conseguir la parte que la solicite, salvo cuando la petición no hubiese sido atendida, lo que deberá acreditarse sumariamente”.

A pesar de que estos mandatos contribuyen a la celeridad procesal y, a partir de sus enunciados, devienen estimables, no pueden constituirse en el único y exclusivo faro para  que el fallador fundamente su análisis al momento de decidir solicitudes relacionadas con documentos, porque cuando el requerido esté amaparado por reserva legal aquellas disposiciones deberán, necesariamente, articularse con el artículo 275 del mismo estatuto, cuyo inciso segundo dispone que: las partes o sus apoderados, unilateralmente o de común acuerdo, pueden solicitar ante cualquier entidad pública o privada copias de documentos, informes o actuaciones administrativas o jurisdiccionales, no sujetas a reserva legal, expresando que tienen como objeto servir de prueba en un proceso judicial en curso, o por iniciarse (resalta el autor).

Siempre habrá quien opine que la locución “pueden” -contenida en el precepto- demarca una mera potestad que no exime a la parte de cumplir siempre el deber de solicitar, aún en los casos de reserva, las piezas requeridas; no obstante, es preciso considerar que en verdad el asunto es intrascendente en la medida que, un entendimiento razonable del contexto, permite concluir que la facultad de instar documentos o informes, ante autoridades públicas o privadas, está ligada a la necesidad y conveniencia de incorporarlos posteriormente al proceso. Frente a este cometido está clara la imposibilidad de cumplimiento, precisamente, cuando el escrito tiene publicidad restringida por algún mandato jurídico.

Por definición, la reserva documental se refiere a las limitaciones de acceso a cierta información “expresamente” protegida por “la Constitución Política o la ley”, según lo mandado por la ley 1755 de 2015. De suerte que, si ya el ordenamiento positivo reglamentó cuáles piezas tienen circulación reducida, ningún beneficio ofrece al proceso el hecho de obligar al demandante o demandado que agote, como paso previo, la solicitud ante la dependencia encargada de su guarda, administración o conservación, cuando todos sabemos por anticipado que la respuesta será negativa en virtud, precisamente, del precepto que anuncia su reserva.

Desde esa lógica, persistir en el agotamiento forzoso e irreflexivo de la gestión previa constituye un exceso ritual manifiesto que desconoce el postulado de flexibilidad del que con acierto dice el artículo 11 del C.G.P. que: “el juez se abstendrá de exigir y de cumplir formalidades innecesarias”, de donde se aprecia que aun cuando la ley contemple alguna formalidad ella no podrá hacerse valer en un caso concreto, siempre que las circunstancias específicas la tornen superflua. 

En conclusión, consideramos que los artículos 43-4, 78-10 y 173 de la Ley 1564 de 2012 deben leerse en consonancia con el 275 a fin de imprimirles un alcance ponderado y ajustado a la filosofía del código. En tal sentido, la parte interesada en introducir al debate un documento sujeto a reserva legal puede acudir, directamente, ante el juez para que, en ejercicio de sus poderes de ordenación, la auxilie en la consecución de la prueba, sin que en ese evento la omisión de solicitud previa constituya motivo para rechazarla. Piénsese en la historia clínica de un tercero, en el juicio de responsabilidad médica; en los extractos bancarios de la contraparte, para establecer o desvirtuar su capacidad económica, en un proceso de simulación; en el historial genético de una persona concebida mediante fecundación in vitro; o en otras hipótesis cuya discusión imponga introducir un documento de las connotaciones aludidas y enseguida  podríamos advertir que carece de todo sentido requerir la fase previa a la que hemos venido haciendo alusión.

Eso sí, creemos que en esas situaciones, a la hora del ofrecimiento probatorio al peticionario le incumbe hacer expresa mención de la razón por la cual no estimó indispensable intentar la obtención del documento por su cuenta, pues debe mínimamente evidenciar lo baladí de cualquier ensayo, que a la postre resultaría fallido; incluso, especificando la disposición convencional, constitucional o legal que sustenta la reserva para que así el juzgador autorice la práctica de la prueba en forma intraprocesal.  Si una vez cumplida esa carga argumentativa -la cual se estima ineludible- el funcionario se rehúsa a ordenar la probanza, el afectado cuenta con la opción evidente de impugnar mediante los recursos ordinarios y, en todo caso, con la consabida vía tutelar, como último remedio para enmendar lo que catalogamos de excesivo rigorismo, afrenta al debido proceso que ocurre cuando se “exige el cumplimiento de requisitos formales de manera irreflexiva”, según criterio jurisprudencial recogido en las sentencias C.C. T-031 de 2016 y CSJ STC7949-2018.

Apéndice. Los títulos valores que carecen de los requisitos especiales previstos en la ley mercantil deben ser evaluados por el juez civil a la luz del artículo 422 del C.G.P., como si fueran títulos ejecutivos, a fin de garantizar la tutela judicial efectiva del acreedor, conforme despunta del fallo STC290 de 21 febrero de 2021 de la Corte Suprema de Justicia. ¡Será preciso determinar, en su momento, los alcances de esa tesis, por ejemplo, en el cómputo de los términos de prescripción!


HUMBERLEY VALOYES QUEJADA

Miembro del ICDP, servidor Judicial, docente Universitario

1 comentario en “Incidencia de la reserva legal en el recaudo de pruebas documentales”

  1. Jesús Armando Zamora Suárez

    Es inteligente y riguroso el argumento, nadie puede ser obligado a ejecutar actos extraprocesales inútiles e impertinentes, pues siendo un documento con reservas legal, es deber del juez, art 42, numerales 2 y 4 del CGP: «Hacer efectiva la igualdad de las partes en el proceso usando los poderes que este código le otorga» y, «emplear los poderes que este código le concede en materia de pruebas de oficio para verificar los hechos alegados por las partes», pues conforme al art 11 Ibídem, «Al interpretar la ley procesal el juez deberá tener en cuenta que el objeto de los procedimientos es la efectividad de los derechos reconocidos por la ley sustancial».

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