Daniela Cabarcas Ramírez

Históricamente las crisis han sido aprovechadas para aprender y para olvidar, y esta no es la excepción. El aislamiento social ha impuesto cambios acelerados en los procedimientos y, sobre todo, la necesidad de olvidar prácticas y costumbres arraigadas en la cultura judicial, algunas fundadas, otras no, lo que invita a reflexionar sobre lo que pronto, esperamos, será parte del anecdotario procesal.

La presentación personal. Si en algo existe consenso, al menos entre litigantes, es en la necesidad de eliminar el ignominioso acto de presentación personal. Sí, ignominioso, porque pocos saben que uno de sus usos es prevenir el fraude en la actuación procesal, imponiendo al otorgante de un documento asistir ante funcionario notarial o judicial a informar que lo dicho hace parte de su libre convicción, es decir, que no obra bajo coacción. Y ello, por supuesto, además de atentar contra el principio fundamental de la buena fe (art. 83 de la Constitución Política), vierte unas gotas amargas sobre la probidad, por ejemplo, de quien recibe un encargo por virtud de ese documento, como es el caso de los abogados, a quienes no se podía encomendar agencia judicial hasta tanto no se asegurara que el cliente era libre y consciente de haber conferido poder.

Bienvenido entonces el artículo 5 del Decreto 806 de 2020, que permite conferir poder mediante mensaje de datos, sin firma manuscrita o digital, lo que de paso soluciona una restricción adicional que pocos advirtieron en el artículo 74 del CGP y es que no puede presentarse personalmente ante secretario u otro empleado judicial, ya que únicamente procede “ante juez, oficina judicial de apoyo o notario”, y recuérdese la prohibición contenida en el artículo 121 de la Constitución, según la cual “ninguna autoridad del Estado podrá ejercer funciones distintas de las que le atribuyen la Constitución y la ley”.

Las copias. Varios puntos sensibles hay que tocar en este delicado asunto, que ha llevado a más de un litigante a perder el juicio (y a hasta el pleito) a veces por desconocimiento de las reglas que rigen su ordenamiento, pago, obtención y valor probatorio.

No olvidemos, a modo de preludio, que ya el Código General del Proceso había admitido el valor probatorio de las copias simples (art. 244), incluso para ejercer la acción ejecutiva,[1] trasladar las pruebas de un proceso a otro (arts. 114 y 174) o para tramitar el recurso de apelación (art. 324). Tampoco olvidemos que la obtención de copias no requiere autorización del juez, sean estas auténticas o de proceso en curso (art. 114), lo que elimina un trámite innecesario, ciertamente arraigado desde el Código Judicial de 1931, que agregó días, meses y a veces años al trámite procesal.

Todo ello ciertamente no desaparecerá, pero el modo como se obtendrán las copias, ahora, será definitivamente distinto, más confiable, célere y equivalente, por virtud de lo dispuesto en los acuerdos expedidos por el Consejo Superior de la Judicatura, como el PCSJA20-11567[2], que ordenó el uso del portal Web de la Rama Judicial (art. 29) para notificaciones, comunicaciones, traslados, avisos y otras publicaciones con efectos procesales, a lo que se suma el artículo 4 del Decreto Legislativo 806 de 2020, expedido en virtud de las potestades de emergencia por el Gobierno Nacional, que permite el manejo del expediente “híbrido”, compuesto por lo actuado físicamente hasta la fecha en que se ordenó la suspensión de términos y lo virtual a partir de su reanudación, lo que redundará, incluso, en la solicitud de copias auténticas, pues de conformidad con lo previsto en el artículo 95 de la Ley 270 de 1996 y lo resuelto por la Corte Constitucional en la Sentencia C-037 de 1996, la actuación que reposa en el portal de la Rama Judicial se presume auténtica, lo que eliminará la ya innecesaria injerencia del secretario para la obtención de las copias “autenticadas” del expediente, sin perjuicio de la certificación a que alude el numeral 2º del artículo 114 del CGP.

Ahora, sobre el pago de copias para surtir trámites y recursos pronto olvidaremos el angustioso régimen del artículo 324, que preveía el conteo, a veces paralelo, del término para sufragar los gastos del recurso y la formulación de reparos (art. 322) para surtir el recurso de apelación, o del de queja (art. 353) pues recuérdese que a partir de la implementación del Plan de Justicia Digital (art. 103), la “remisión” o “reproducción” del expediente serán absolutamente innecesarias debido a que tanto el juez de primera como de segunda instancia, o aún el de casación o revisión, actuarán sobre el mismo portal. En todo caso, de no hacerlo, es decir, acceder al expediente sobre el mismo portal, el numeral 4 del artículo 114 y el parágrafo del artículo 324 del Código General del Proceso permiten su digitalización (como es el caso de las autoridades administrativas que ejercen jurisdicción).

El acceso al expediente. No pocas veces se pensó que al estar un expediente “a despacho” implicaba la imposición de una reserva para su consulta por los apoderados. Incluso una vieja práctica, en buena hora eliminada por el CGP, impedía acceder al expediente durante el día que permanecía en la secretaría antes de publicarse el estado, según lo ordenaba el artículo 321 del Código de Procedimiento Civil, lo que motivó al legislador a eliminar tal interregno en el actual artículo 295 del CGP.

A ello se sumaba que, tal vez por añoranza del artículo 26 del Decreto 196 de 1971, tampoco se permitía el acceso al expediente cuando el solicitante no tenía la calidad de parte, lo cual vulneraba caros principios, como el de publicidad, consagrado en el artículo 29 de la Constitución Política, y fundamentales derechos como el de los abogados inscritos, auxiliares de la justicia, funcionarios públicos en razón de su cargo, interesados con fines de docencia, directores de consultorio jurídico y, en general, los ciudadanos de la República, por expresado mandato del artículo 123 del estatuto procesal.

Ahora, con la implementación del expediente electrónico, cualquiera de estas prácticas deberá tener un expreso fundamento legal o constitucional, pues recuérdese lo dicho por la Corte Constitucional[3] en reciente pronunciamiento en sede de tutela, en el que adoctrinó que “la medida restrictiva del principio de publicidad deberá estar fundada en una causal legal de reserva” y que “dicha causal deberá interpretarse de forma restrictiva y no podrá aplicarse por analogía”.

La visita a los juzgados y el dependiente judicial. El aislamiento social trajo beneficios para quienes dependen de la visita a un juzgado en procura de enterarse de las actuaciones que constan en los expedientes físicos, práctica que, salvo casos en que sea necesario cotejar el original con una respectiva copia o para efectos de un dictamen pericial, deberá incluso impedirse mientras duren las medidas de aislamiento y, ojalá, aún después de conjuradas las causas que le dieron sustento.

Tal restricción encuentra fundamento en el Decreto 806 de 2020, así como en los acuerdos expedidos por el Consejo Superior de la Judicatura, en particular el artículo 21 del Acuerdo PCSJA20-11567, que ordenó que “mientras dure la suspensión de términos, así como cuando ésta se levante, se seguirá privilegiando el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones, de preferencia institucionales, buscando optimizar los canales de acceso, consulta y publicidad de la información”.

La Sala de Casación Civil de la Corte Suprema de Justicia ya había entendido esta restricción como un derecho, por lo que en sentencia STC3610-2020[4] determinó que imponer al usuario la carga de asistir al despacho con el objeto de enterarse de una determinada actuación o consultar el expediente físico viola el derecho de defensa:

“(…) la actuación descrita evidencia la vulneración alegada, por cuanto la entidad convocada cercenó el derecho de defensa de los acreedores involucrados, particularmente el del aquí accionante, al conminarlos a acudir directamente a sus instalaciones”.

La asistencia física a audiencias: Si bien ni los acuerdos del Consejo Superior de la Judicatura ni el Decreto 806 de 2020 eliminaron la oralidad, en ambos se determinó que todas las actuaciones se adelantarían de manera virtual. Por ello, en el artículo 7 del Decreto 806 de 2020 se dispuso que las audiencias deberán realizarse utilizando medios tecnológicos y para ello, además de los deberes consagrados en el artículo 78 del CGP, impuso a las partes “realizar sus actuaciones y asistir a las audiencias y diligencias a través de medios tecnológicos” (art. 3) y “manifestar las razones por las cuales no pueden realizar una actuación judicial específica a través de las tecnologías de la información y las comunicaciones” (art. 1).

Por supuesto, con ello se eliminan otras costumbres o usos, como el que llevaba a suspender una grabación en determinados momentos de la audiencia sin justificación legal alguna, o a iniciar comunicaciones con las partes sin el debido protocolo legal.

Las filas y tumultos para presentar la demanda. Una de las grandes novedades que trajo el Decreto 806 de 2020 fue limitar la presentación física de demandas y memoriales, asunto que se reguló en el artículo 6, que ordena a los litigantes enviar sus demandas y todos los anexos por medio digital, para lo cual el Consejo Superior de la Judicatura implementó canales dedicados a través del Portal Web para tal efecto. Adiós entonces a la justicia tumultuaria.

Eso sí, el abogado deberá adquirir especiales conocimientos para el manejo de documentos electrónicos a fin de evitar o superar escollos tecnológicos al momento de subir o cargar sus archivos en el respectivo aplicativo.

La devolución por falta de firma de memoriales. Una práctica -probablemente insertada en el ADN judicial- llevó a la devolución de memoriales por la ausencia de firma, considerando presumiblemente una falta de autenticidad, práctica que dejó de tener asidero en el Código General del Proceso por lo regulado en el artículo 244, situación que ya había estudiado la Corte Constitucional, considerándola como un exceso ritual manifiesto.[5]

Ahora, tanto los acuerdos del Consejo Superior de la Judicatura como el Decreto 806 de 2020 permiten el envío de memoriales por medios electrónicos, para lo cual bastará una “antefirma”, es decir, mencionar el nombre del autor del documento, “sin firma manuscrita o digital” (art. 2), lo cual se extendió también para los poderes (art. 5). Ello elimina, además, el innecesario protocolo de elaboración electrónica-impresión-firma-escaneo de memoriales, que se suprime por el más simple elaboración-envío.

¿Un adiós o un hasta pronto? Para el momento en que se escriben estas líneas, la Corte Constitucional no ha realizado el control abstracto sobre el Decreto 806 de 2020, lo que implica que no se puede anticipar que las medidas adoptadas por el Gobierno subsistan en el ordenamiento. Allende este horizonte y suponiendo que se declarase su conformidad con la Constitución, el mismo decreto establece su temporalidad por dos años, lo que amerita una urgente intervención por parte del Consejo Superior de la Judicatura para mantener y potenciar el Plan de Justicia Digital.

Más importante aún, esperar que todo lo logrado lleve a un “adiós” y que, al regresar, esa “normalidad” de lo físico y lo presencial sea solo un recuerdo.

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[1] Sobre la cambiaria todavía tenemos mucho qué decir por virtud de la interpretación que se da a los artículos 624 del Código de Comercio y 246 del CGP.
[2] Prorrogado por el PCSJA20-11581.
[3] Boletín 55 de relatoría de la Corte.
[4] Corte Suprema de Justicia, Sala de Casación Civil, Rad. 11001-22-03-000-2020-00548-01, Magistrado Ponente Dr. Luis Armando Tolosa Villabona.
[5] Corte Constitucional, Sentencia T-792 de 2010, Magistrado Ponente Dr. Gabriel Eduardo Mendoza   Martelo

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DANIELA CABARCAS RAMÍREZ

Abogada de la Universidad Libre.
Productora de Radio y Televisión de la Universidad de Bogotá Jorge Tadeo Lozano.
Estudiante de la Maestría en Derecho Procesal de la Universidad Libre Bogotá (becada por la Honorable Consiliatura).

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